Create your Hub! (aka. dein Planungssystem)
Was meine ich mit Hub?
Der Hub ist sowas wie der Dreh- und Angelpunkt für alle Informationen, To-Dos, Pläne und Ideen rund um dein Projekt. Wir kennen das alle: Termine landen im Kalender, Notizen auf Schmierzetteln und Post-Its und ab und zu müssen wir in alten WhatsApp-Verläufen herumstöbern, um die eine Idee wiederzufinden, die wir einer Freundin in Weinlaune geschrieben haben. Um solche Suchaktionen zu vermeiden hilft ein Hub!
Wieso sollte ich mir einen Hub zulegen?
- Suchen macht dir nichts aus? Vielleicht überzeugen dich die weiteren Gründe, dir einen Hub zu schaffen:
- Wenn du Zeit und Lust hast, mit deinem Projekt weiterzumachen, hast du gleich alles griffbereit und kannst direkt loslegen.
- Du hast deine Pläne und Ideen besser im Griff.
- Willst du dir Hilfe holen oder aus deinem Solo- ein Teamprojekt werden lassen? Andere sind schneller eingearbeitet, wenn du alle Projektinfos an einem Ort gesammelt hast, und sie dir nicht erst aus dem Zettelchaos oder aus der Nase ziehen musst.
- Falls du dein Projekt mal professionalisieren willst, hast du schon die entsprechenden Strukturen.
Wie kann so ein Hub aussehen?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, denn Menschen ticken ja unterschiedlich: Manche arbeiten gern so analog wie möglich, andere lieben digitale und papierlose Projektmanagementtools. Ein paar konkrete Möglichkeiten (natürlich auch low budget) stelle ich dir gleich vor. Doch zunächst:
Was gehört in einen Hub?
Es gibt natürlich nicht den einen optimalen Hub. Je nachdem, was für eine Art von Herzensprojekt du machst, was dir wichtig ist und wie du tickst kann ein Hub aus verschiedenen Elementen bestehen.
- Zeitmanagement – um deine vorhandene Zeit so zu verplanen, dass es realistisch bleibt und Spaß macht. (Und natürlich auch, um in der Rückschau zu sehen: Wie lange habe ich eigentlich dafür gebraucht?)
- Wissensspeicher – z.B. mit Passwörtern, wichtigen Infos, Checklisten und Co. Mach dir die Arbeit nicht schwerer als nötig!
- Pläne, Strategie, Ziele – was willst du eigentlich machen? Hab deine Pläne griffbereit, um dich nicht in Details zu verlieren.
- Nachrichten und Schriftverkehre – was hast du mit wem ausgemacht? Hole wichtige Mails oder Messages aus deinem Posteingang, damit sie dort nicht untergehen.
- Vorlagen – z.B. für Grafiken oder Anschreiben. Wir müssen das Rad nicht neu erfinden!
Deine Aufgabe: Krame alle Infos zusammen!
In welchen Kalendern und Notizbüchern schlummern deine Notizen?
Welche E-Mail-Adresse(n) nutzt du für dein Projekt? Kannst du die Mails, die dein Projekt betreffen, leicht aus privaten oder beruflichen Mails herausfiltern?
Wo legst du physische Papiere und Hefte ab? Hast du einen Ordner oder Stehsammler?
Wie steht’s um digitale Dateien? Hast du dafür bestimmte Ablageorte auf deinem Computer oder in der Cloud? Hast du Archive und Backups?
Weißt du alle Passwörter für die Online-Dienste, die du für dein Projekt nutzt?
Was für Tätigkeiten machst du regelmäßig? Hast du für diese Abläufe Checklisten?
Vor- und Nachteile analoger bzw. digitaler Planungssysteme:
Analoger Hub
Wie sieht dieser Hub aus?
Das kann ganz unterschiedlich sein: Ordner oder Ringbuchmappen, Notizbücher oder Bullet Journal, beim Copyshop gebundene Hefte oder Mappen.
Was sind die Vorteile?
- es macht vielen Leuten (einschließlich mir ;)) einfach Spaß, auf gutem Papier zu arbeiten und handschriftliche Skizzen oder Mindmaps zu erstellen
- herumfliegende Zettel kannst du in den passenden Ordner schmeißen oder in deinen Notizbuch einkleben, und fertig
- weniger Einarbeitungszeit als bei einem digitalen Tool
- deine Pläne sind sicher vor einem Hack oder Leak
Was sind die Nachteile?
- ein analoger Hub ist nicht so mobil (Notizbuch zu einem Treffen oder auf eine Reise mitnehmen – ok. Ganzen Ordner? Eher nicht)
- im schlimmsten Fall können deine Planungen verloren gehen, z.B. wenn du dein Notizbuch im Bus liegen lässt.
- wird schnell unübersichtlich
Für was für Arten von Macherinnen & Machern ist ein analoger Hub besser geeignet?
Für alle, die auf Papier viel kreativer sind, als am Bildschirm und natürlich für alle, die ihr Passion Project als Ausgleich zu einem stressigen Bildschirmjob benutzen wollen.
Digitaler Hub
Wie sieht dieser Hub aus?
Ganz unterschiedlich, je nachdem wie dein Smartphone, dein Laptop oder dein Tablet aussehen 😉 Nee, jetzt mal im Ernst: Hier gibt es natürlich viele verschiedene Möglichkeiten. Eines wäre die Nutzung eines Projektmanagementtools. Ich persönlich arbeite sehr sehr gerne mit Trello und habe dafür auch schon eine Hub-Vorlage gemacht (siehe unten). Andere schwören auf Asana, oder, ganz neu entdeckt: ClickUp.
Falls du besonders mit Listen arbeitest, wäre vielleicht Wunderlist etwas für dich (wobei ich mit diesem Tool zugegebenermaßen nicht so gut zurechtgekommen bin), oder MindMeister (https://www.mindmeister.com/ ) für alle, die sehr visuell und in MindMaps denken.
Im besten Fall kennst du das Tool schon aus einem anderen Kontext (z.B. von der Arbeit oder aus der Projektarbeit im Studium) und kannst daher abschätzen, ob es für dein Passion Project auch Sinn macht. Hol dir ansonsten einen Testaccount und probier erstmal rum. Alle hier verlinkten Tools sind in der Basisversion kostenlos.
Was sind die Vorteile?
- ortsunabhängig
- immer synchronisiert
- kein Zettelchaos, übersichtlicher (Hallo, Suchfunktion!)
- Erinnerungsfunktion
- Zusammenarbeit mit anderen Tools/Apps
Was sind die Nachteile?
- spontane Gedanken auf ein Post-it schreiben: super easy. Für jeden spontanen Gedanken das elektronische Gerät herauskramen? Vielleicht nicht ganz so easy.
- Datenschutzbedenken
- erschwert Digital Detox
Für was für Arten von Macherinnen & Machern ist ein digitaler Hub besser geeignet?
Digitales Planning ist super für Leute, die viel unterwegs sind und von verschiedenen Orten daran arbeiten möchten. (Oder wenn du einfach nur ein papierloses Büro haben möchtest.) Auch mit einem Team führt eigentlich kein Weg am (zumindest teilweise) digitalen Hub vorbei.
Für Leute, die grundsätzlich ein bisschen chaotischer sind, kann digitales Projektmanagement das Leben erleichtern, z.B. mit Erinnerungsmails oder -Push Notifications
Meine Planungssysteme für dein Passion Project: DIY-Planner
Analog planen mit einem analogen, individuellen Planer:
Mach dir einfach deinen eigenen Planner! In diesem Dokument findest du mehr als 60 Worksheets aus den verschiedensten Bereichen, von Zielen und Zeitplanung über Content und Wissensmanagement bis hin zu Motivation & Co.
So geht‘s: Überleg dir zunächst, was du für dein Projekt brauchst oder was dir bei bisherigen Planungssystemen gefehlt hat. Such dir dann die passenden Seiten aus dem Dokument heraus. Manche, wie das Konzeptpapier oder „Meine Vision“ wirst du nur ein Mal benötigen. Andere, wie die To-Do-Listen oder die Vorlagen zur Zeitplanung brauchst du natürlich in mehrfacher Ausführung.
Je nach Projektart gibt es auch spezialisierte Worksheets, z.B. zur Planung einer Podcast-Episode oder eines Blogposts. Druck dir die Seiten aus und erschaffe in einem Ordner, Ring- oder Schnellhefter dein eigenes Planungssystem. Tipp: Wenn du herausgefunden hast, welche Planungseiten für dein Projekt die passendsten sind, geh in einen Copyshop und lass sie dir zu einem richtigen Planner mit Deckseite binden. Eine Ringbindung kostet nur wenige Euro und du kannst auch ganz individuelle Seiten wie dein Visionboard hinzufügen.
Arbeitest du lieber mit einem Notizbuch oder Bullet Journal? Dann kannst du die folgenden Seiten als Vorlagen für deine Spreads benutzen.
Alle Worksheets sind extra druckerfreundlich gestaltet, damit nicht so viel Tinte verbraucht wird. Schreibst du lieber auf dem Tablet, z.B. in der iPad-App GoodNotes? Dann importier dir einfach die PDF-Datei und bearbeite sie in der App!
